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关于做好2019年度档案归档工作的通知

发布者:档案馆 [发表时间]:2020-01-14 [来源]:档案馆 [浏览次数]:

依据国家《档案法》和教育部、江苏省关于高校档案管理的规定,现启动我校2019年度档案归档工作。为提高各类档案材料归档质量,确保及时、完整地归档,更好地服务于学校中心工作,现将有关事项通知如下。

一、归档范围

2019年1月至12月期间,学校在党政管理、人才培养、科学科研、社会服务、外事工作、条件保障等各项活动中形成的、具有保存价值的各种载体材料,均应整理归档。详见档案馆网站“业务指导”http://archives.nufe.edu.cn/ywzd/gdfw.htm。

少数往年未将档案移交至档案馆的单位,请按要求分年度整理好,与今年的档案一并归档。

二、归档要求

1.各单位要切实做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作,保证归档文件材料完整、齐全,并打印文件清单,按时移交。

2.归档材料应按一定的顺序进行分类整理,整理过程中要逐卷(件)检查,不要缺项、漏项,不要将属于一个内容的档案材料人为地分割开或遗漏。

3.坚持纸质档案材料与电子档案材料同步归档。归档文件材料包括纸质文件、电子文件、声像等载体形式,电子文件可发至邮箱nufedag@163.com或存储在U盘内报送,声像档案须标明事由(事件)及时间、地点、人物,并刻录光盘(一式两份)。

4.凡是已经形成的归档材料涉及多个单位的,由主办单位负责归档,相关单位协助提供有关材料。

5.归档材料必须是原件,原则上复印件不得归档。归档材料中没有行文的,请注明文件形成的日期,并加盖单位公章。  

三、档案移交时间

请各单位将所形成的各类档案按要求整理好,于2020年3月20日前移交至档案馆。

基建项目和专题性、成套性档案材料在该项目完成通过鉴定或验收后2个月内归档。

四、档案验收移交

1.档案移交时,交接双方当面检查,档案馆工作人员按归档要求进行验收,不符合要求的请归档部门重新整理,合格后方可办理移交手续。

2.归档单位移交档案材料时必须填写档案移交清单,清单一式两份,经交接双方签字后各留一份备查。

3.档案移交地点:档案馆(仙林校区图书馆西侧)

五、联系人及联系方式

在文件材料归档过程中,如有疑问或需调整归档时间,请及时与档案馆联系,以确保归档材料的齐全、完整、规范。

秦键  86718920

邮箱:nufedag@163.com

特此通知。

南京财经大学档案馆

2020年1月14日