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聚焦新形势新问题 共谋新时代新发展

发布者:中国档案报 [发表时间]:2019-11-26 [来源]:档案馆 [浏览次数]:

编者按:为适应机构改革后的新形势,明确新时代档案馆的发展方向,推动新时代档案事业发展,近日,由中国档案学会举办的全国档案馆馆长论坛在京举办。来自有关部门的档案工作负责人在论坛上先后作专题报告,来自16个省区市档案局馆、9个计划单列市和副省级市档案馆、4个省会城市档案馆的领导,以及151个市县档案馆、32个高校档案馆、部分企事业单位档案馆的代表共300人参加论坛。通过充分交流互动,论坛收到了良好反响,取得了很好的效果。现将各位报告人的发言进行摘编,以期更多档案同仁从中借鉴经验、收获新知。

以专业完善档案馆基本功能 以特色集聚档案馆发展动能

国家档案局巡视员 许卿卿

在党和国家机构改革中,地方档案工作体制也相应进行了调整,档案馆工作应该往何处去?档案馆工作在聚焦主责主业上应该从何处做?

当前档案馆面临的挑战

近些年,信息化的飞速发展、信息技术的广泛应用,以及信息技术对社会生产方式、人们思想观念的改变,给档案工作尤其是档案馆工作带来了前所未有的挑战。具体包括,在档案接收和保管方面,由于数字化技术的普及使得很多组织、单位和个人在向档案馆移交纸质档案时仍然保有数字化副本,档案馆所拥有的档案从信息的角度来讲不再具有唯一性;面对大量产生的电子档案、电子数据,档案馆要想做到齐全完整的收集和安全可靠的保存又面临巨大的困难。在档案开发和利用方面,由于越来越多的档案信息在形成之时就已经实现了开放共享,使得固守传统档案利用服务方式的档案馆,在社会公共服务供给体系中的地位日渐式微;面对产生速度惊人的海量电子档案、电子数据,档案馆原有的工作模式和档案工作者原有的专业知识结构,使得档案馆很难及时地分析和运用这些数据。

但是,越是在这样一个充斥着“变革”“改变”的时代,我们越需要有坚守职业初心的定力,迎接挑战,承担好法律赋予我们的基本职责,扎实做好我们的本职工作,从专业化的角度不断完善档案馆的基本功能,同时,我们也需要有积极寻求改变的勇气,从特色化这一角度不断丰富档案馆的社会功能,从而为档案馆乃至整个档案事业的发展注入新的动能。

档案馆应该回归的本源

2016年召开的全国档案馆工作会议上,国家档案局对过去一段时期的档案馆工作经验进行了总结,指出今后一个时期档案馆工作的主要任务是,要以提升档案馆服务能力为主线,以确保档案绝对安全为底线,加快档案馆基础设施建设,加强档案馆基础业务工作,继续实施档案“存量数字化、增量电子化”战略,实现档案馆工作转型升级、提质增效,努力把各级档案馆建成功能完备、管理先进、服务一流的现代化档案馆。

在今年3月召开的全国档案局长馆长会议上,中央档案馆国家档案局馆局长李明华在会议报告中详细阐述了档案馆应该具备的5项基本功能。今后,档案馆在资源建设方面,要进一步充实、丰富和优化馆藏,特别是针对数字档案资源力争实现前端性战略控制;在档案管理方面,要加快档案管理信息化进程,创新档案信息化管理模式,实现档案管理现代化;在档案安全保障方面,要坚持从实体安全和信息安全两个维度入手,大幅改善档案安全基本条件,提升档案安全风险管控能力。近些年,国家档案局采取的一系列政策举措,如《各级各类档案馆收集档案范围的规定》的出台和贯彻落实中西部地区县级综合档案馆的建设、国家重点档案的保护与开发、电子文件归档和电子档案管理单套制试点、数字档案馆建设系统测评等,都是为了推动各档案馆在保管、利用档案这一核心功能上的建设。

档案馆需要找准新定位

在经济社会大发展的时代,越来越多的档案资源以电子化、网络化的形式存在和流转,社会民众对档案信息的利用需求也愈发呈现利用方式智能化、渠道选择多元化的趋势。所以,不论是客观要求还是主观求变,档案馆工作都必须要做出一些改变,要找到档案馆在国家现代化治理中的位置,找到与不断变化的社会公众需求的契合点,也只有这样,我们的事业才能有新的更大发展。

在去年的副省级以上综合档案馆业务建设评价中,我们看到有些档案馆做出一些尝试和努力,分析归纳出3种类型,一种是开放型、一种是研究型、一种是服务型。开放型档案馆。近几年,浙江省档案馆充分利用新馆的优越条件,举办了一系列档案展览,跟很多档案馆的做法有所不同的是这些展览是完全开放的,不仅是单位预约可以参观,就是普通市民群众临时想走进来看也可以,不仅平常工作日可以来参观,周末也可以,所以,短短几年时间,它的10多个展览就接待了35万人次以上的观众。另外,浙江省档案馆还依托这些展览以及其他的馆藏资源,举办了很多档案文化活动,比较有特色的如红领巾走进档案馆、小小档案员、海外华裔青少年寻根问踪、侨界名媛走进档案馆等活动。这些展览、活动在给档案馆集聚人气的同时也激发了档案馆的自身活力。浙江省档案馆属于敞开大门办档案馆,在开放中汇聚了档案事业发展的动能。浙江省档案馆的这种探索代表了档案馆在走向开放方面的一种新的努力。

研究型档案馆。青岛市档案馆依托深厚扎实的基础工作,持续不断地开展档案编研,形成了一批形式与内容结合、特色与成效兼有的档案编研成果。一方面,他们根据经济社会发展的需要,把自己的研究与现实问题进行紧密结合,包括他们多年来持续编辑《资政参考》和《档案信息专报》,内容围绕政府的中心工作和重点工作,涉及城市定位、城市建设、城市文化、经略海洋、海上丝绸之路、重大纪念活动等,很多材料都得到了领导的批示肯定。此外,他们编辑的不少关于青岛历史的档案资料汇编、出版的一些关于青岛历史研究的专著,以及翻译的一些国外关于青岛历史的著作等,不仅在档案业内很有名气,在学术界也引起了不小反响。最近,他们又着手建设数据化的档案信息资源发布平台,专门用来发布档案史料。这个平台可以提供全文检索、页面阅览、文本下载等多种功能,从而推动了档案资源开发与信息技术的深度融合。

服务型档案馆做得比较好的是上海市档案馆。上海市档案馆近年来积极推进“互联网+民生档案便民服务”,他们打破民生档案资源基本在基层的思维定式,按照“实体分散、资源共享”的指导思想,通过与区域内的档案馆形成馆际联动,实现了全市民生档案的“就地查询、跨馆出证、馆社联动、全市通办”,并且通过上海市档案馆的牵头,实现了全市各级档案馆在服务方式、服务程序、服务时间等方面的同步。此外,他们还通过进一步推动民生档案的“馆室联动”,不断加强与涉民单位档案室的合作,建立起相互协作的利用服务机制,从而使民生档案“全市通办”查询事项的范围得以不断扩大。目前,在上海,可以通过网上办理、查询的民生档案种类已经达到15种。现在,市民群众到档案馆窗口申请查档,只要在工作人员指导下,通过专门的手机APP进行操作,在线验证即可办理查档手续,做到了查档“零材料提交”。今年,为了更好地满足人民群众利用民生档案的需求,助推长三角地区一体化发展,上海市、江苏省、浙江省、安徽省档案局签订了《开展民生档案“异地查档,便民服务”工作合作协议》,这种服务把档案馆的为民服务提升到了一个新的层次,让档案部门这些年来的信息化成果惠及广大人民群众,有助于提升人民群众的满意度和获得感。

开放型、研究型和服务型档案馆代表着档案馆在未来社会发展中的一种角色定位。在机构改革后的当下,各个 档案馆都应该根据自身实际,在发挥好前面所讲的5个基本功能的同时,打造具有自身特色的社会功能,从而为档案馆的发展集聚新的动能。总之,信息技术对原有档案工作模式的冲击、机构改革对延续了十几年的档案工作体制的变动,对档案馆来说都是一种巨大的挑战,但挑战也是机遇,我们既需要有积极寻求改变的勇气,也需要有坚守职业初心的定力。在未来中国,档案将愈来愈显示它的重要地位和作用,档案馆工作也将在“走向依法管理、走向开放、走向现代化”的道路上标注新的高度。

原载于《中国档案报》2019年11月7日 总第3446期 第二、三版

(作者:许卿卿等)