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外事文件材料的部门立卷和归档流程

发布者:李阳 [发表时间]:2019-12-03 [来源]:档案馆 [浏览次数]:

1.形成积累

  学校外事管理部门在来校、出国(境)国际合作、国际会议活动结束后,负责将此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料、收集、汇总、整理组卷,按规定向学校档案馆移交。

2.凡出国(境)学习、访问、考察、讲学、参加国际会议人员,应在回国后将在国(境)外各项活动中形成的材料交外事管理部门进行验收后,出具证明,财务部门方可准予报帐结算,师资管理部门才准予报到上班。

3.根据外事文件材料的形成规律及内容、价值、数量、密级和载体等实际情況,保持文件材料之间的有机联系和便于查考利用的组卷原则,以内容为主,将每组外事文件材料进行整理,组成一个或数个案卷。

4.对来校、出国(境)和国际合作、国际会议的文件材料上级文件,请示报告,上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料,按年度分类组卷,将国内和国(境)外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质,分类组卷,各阶段密不可分的材料按正件在前,附件在后;印件前,原稿在后;批复在前、请示在后排列。


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