1.形成积累

（1）视听（电教）中心、宣传、报刊、出版部门和其他声像材料形成部门，均为立卷单位，分工归口立卷。

（2）声像项目负责人、编导和其他制作人员，要接分工认真作好制作记录，整个工作结束后，按归档要求向本单位专（兼）职档案员移送全套案本。

（3）单位专（兼）职档案员对收集上来的声像载体材料，按规定程序进行系统整理后向档案馆移交。

2.整理组卷

（1）立卷原则

根据声像文件材料形成规律，分类组成保管单位。对单件声像载体材料，要附以文字说明。

（2）立卷分类

①按介质分为纸质文件材料和声像载体材料。

②纸质文件材料指综合管理工作文件材料和制作项目的文件材料。

③声像载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等。

④同一类型的声像材料又可以按幅画尺寸再细分。

3.立卷分工

（1）综合管理材料，由视听（电教）中心立卷归档。

（2）制作项目文件材料和声像制品，由制作项目单位或个人立卷归档。

（3）两个以上单位共同制作的，由主办单位立卷归档。

（4）外单位制作的反映本校活动的声像载体材料，由档案部门负责征集或委托征集。

4.归档材料的整理

（1）检查归档的材料是否完整、准确、系统，配套画面是否清楚，对有局部划伤、断裂者，应及时修补，粘结、生霉、发潮的要及时冲淡、风干。

（2）根据声像载体材料的形成规律，保持其有机联系和便于查考利用的原则，结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅，进行系统整理，组成保管单位。

（3）照片及底片要有文字说明（包括内容、时间、地点、入物和制作者），其他载体形成要有相应的文字材料。

5.归档验收

（1）声像材料形成部门应在规定时间向档案馆办理移交手续，填写移交目录一式二份，各执一份备查。

（2）归档的声像载体的文件材料，必须符合本规范的案卷质量要求。