1.学校基建部门要有一位负责人分管基建档案工作，并配备相应专(兼)职档案人员，负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。

2.基建项目实行总承包给外单位，由总承包单位负责收集汇总、整理分包单位归档的基建文件材料。几个单位分别承担的、由各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料。并在工程竣工后向学校基建部门移交、汇总。并由兼职档案员、负责组卷、整理、归档，向校档案馆移交。

3.基建部门应严格执行基建文件材料的审鉴制度，明确职责，把好文件材料形成的质量关。要认真检査设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一，并与它所反映的对象一致，能揭示其性质与特征。使用基建文件材料过程中不允许随便更改，如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。

4.凡是重要和经常使用的文件材料要有副本。其它文件材料一般归档一份。

5.学校基建部门要定期检查、绘制本校的总平面以及水、电气、通讯等管网图。

6.根据基建文件材料的形成规律、接保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形成进行系统整理、按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。

7.文字材料的排列；正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排列(即:地质图初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图更改图)。

8.基建文件材料采用卷盒(袋)方式保管。蓝图大于卷盒的，以手风琴式折叠成四号图纸的规格，底图采用卷简或平放两种方式保管。蓝图、底图可以装订，透明底图必须用缝纫机打图边。

9.基建文件材料无论单面或双面，只要有书写文字，均要在非装订线一侧的下角打上页号。蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件，以件为单元、在每件文件材料的右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记章，并逐一填写。

10.学校档案部门应是工程验收小组成员，会同学校基建部门负责基建文件材料的验收工作。

11.基建项目在验收后两个月内归档，并填写移交目录，一式两份，档案部门要认真进行审査、验收归档的档案资料，并在基建档案资料归档说明上签署意见。

12.基建文件材料归档后，在收建、维修中所产生的基建文件材料，基建部门应随时整理，向档案部门补充归档。

13.对已归档的基建文件材料需更改时，必须填写更改审查清单，经基建部门分管负责人同意。未经批准，严禁更改已归档的任何基建档案材料。