关于做好2025年度档案归档工作的通知

本校各单位:               

依据国家《档案法》和教育部、江苏省关于高校档案管理的规定，现启动我校2025年度档案归档工作。为提高各类档案材料归档质量，确保及时、完整地归档，更好地服务于学校中心工作，现将有关事项通知如下。

一、归档范围

1.2025年1月至12月期间，学校在党政管理、人才培养、教学科研、社会服务、外事工作、条件保障等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，详见档案馆网站“归档范围”板块:归档范围及保管期限表-南财档案馆 (nufe.edu.cn)

2.记录本单位主要职务活动和重要工作成果的照片、视频和音频等类型的声像资料。

3.各学院2025届毕业生合影（以班级为单位）。

二、归档要求

1.各单位要切实做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作，保证归档材料完整、齐全，并打印详细文件清单，核对后按时移交。

2.归档材料应按一定的顺序进行分类整理，整理过程中要逐件检查，不要缺项、漏项，不要将属于同个项目的档案材料人为地分割开或遗漏。

3.归档材料必须是原件，原则上复印件不得归档。

4.坚持纸质档案材料与电子档案材料同步归档。归档文件材料包括纸质文件、电子文件、声像等载体形式，电子文件及声像档案请存储在U盘或移动硬盘内报送，尽量选用U盘，存档设备贴标签注明“年度+单位+归档负责人”。

说明：电子文件存储设备将作为原始档案保存，为了学校电子档案的长久保存，请务必选用具有更好的安全性和稳定性的存储工具；在安装防病毒软件和防火墙的电脑上完成最后查杀与存储，以防止恶意软件和病毒对电子文件存储工具的攻击和感染。

5.声像档案整理前应对归档的材料进行筛选和鉴别，选择能体现主题内容、主要人物、场景特色等主要因素的声像材料归档，按“照片、视频、音频”分类，同一类别的反映同一主题活动的文件应排列在一起，并按文件时间（或重要程度）先后排列。各归档单位的声像档案建立总文件夹，总文件夹以“年度+单位+声像档案”命名；在总文件夹下按照片、视频、音频建立层级文件夹，按分类分别以照片档案、视频档案、音频档案命名；各分类文件夹下的声像档案文件夹以“日期+事件”命名；同一个文件夹下的每一张/份照片、视频，音频材料按其排列顺序编号，形成顺序号，从“0001”开始顺序编号，即为4位阿拉伯数字。声像档案具体归档要求详见档案馆网站：声像类档案归档范围及要求-南财档案馆 (nufe.edu.cn)

6.毕业生合影归档包括纸质照片、电子版照片两部分。

纸质照片正面正上方应标有“南京财经大学、学院、届、专业、班级、学生类别、拍摄时间（数字为阿拉伯数字)”如:南京财经大学XX学院2025届XX专业XX班本科（硕士、博士)毕业生合影2025.6，正面下方或背面需横排标注出照片中所有人物的姓名。

电子版照片每年度以学院为单位建立照片总文件夹，在总文件夹下按专业建立层级文件夹。每张照片以“NUFE-XX学院XX专业XX班本科（硕士、博士)毕业生合影-202406”的方式命名。毕业生合影具体归档要求详见档案馆网站：声像类档案归档范围及要求-南财档案馆 (nufe.edu.cn)

7.凡是已经形成的归档材料涉及多个单位的，由主办单位负责归档，相关单位协助提供有关材料。

8.少数往年未将档案移交至档案馆的单位，请按要求分年度整理好，本次一并归档。

三、档案移交时间

1.请各单位将所形成的各类档案按要求整理好，于2026年5月11日前移交至档案馆。

2.声像档案的归档采用集中归档和实时归档相结合的方式。集中归档时间随文书档案一起按时归档；实时归档时间，不受年度归档时间限制，重大活动或重大事件形成的声像档案，工作结束后1个月内收集归档。

3.专题性、成套性档案(含科研、基建、设备、服务等)，在项目完成通过鉴定或验收后2个月内归档。

四、档案验收移交

1.档案移交时，交接双方当面检查，档案馆工作人员按归档要求进行验收，不符合要求的请归档部门重新整理，今年将对归档材料从严验收，合格档案方可办理移交手续。

2.归档单位移交档案材料时必须填写档案归档目录（见附件），清单一式两份，经交接双方签字后各留一份备查。

3.档案移交地点：仙林校区档案馆104室(图书馆西侧一楼)

五、联系人及联系方式

在文件材料归档过程中，如有疑问或需调整归档时间，请及时与档案馆联系，以确保归档材料的齐全，完整、规范。

纸质档案归档联系人：秦老师(86718920)

电子档案归档联系人：瞿老师(86718761)  邮箱：nufedag@163.com

特此通知。

 

南京财经大学档案馆

2026年4月8日