1.每年新学年开始后，分管教学工作的领导在下达、布置教学任务时，同时布置、下达形成积累教学文件材料的任务。

2.院、系（处）兼职档案员按文件材料分类表做好平时教学文件材料的积累工作，并定期进行整理。

3.档案馆随时了解、督促、检查、指导兼职档案员做好教学文件材料的积累，及时把好归档材料的质量关。

4.教学档案管理文件一般归档一份，重要的教学文件(优秀毕业生论文、专著、优秀教材)除原稿外，还必须归档副本。

5.坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，各院、系部、处或教学管理部门的兼职档案员负责将积累的文件材料立卷归档后向档案馆移交。

6.根据教学文件材料的形成规律和特点，依据其保持有机联系和便于査找和利用的原则进行立卷。原则上相同内容的文件可以跨部门立卷，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，对问题单一的文件，尽量按不同内容分别组成薄卷。

7.文中密不可分的插图、照片应贴入文件材料内；附图册表册、照片应贴上标鉴，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。其他载体材料可专柜保管，但需填写与文字材料卷一致的档号。

8.移交档案时，交接双方必须当面检查验收、检查文件材料是否符合归档要求，凡不符合规定要求的，接收人员应拒绝接收并限期改正补交。移交必须有移交清单，双方查验收签字，各保存一份。

9.教学综合管理文件应于次年三月底归档，其他各类材料完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业）当年寒假前一次性归档。