1.形成积累

  学校外事管理部门在来校、出国（境）国际合作、国际会议活动结束后，负责将此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料、收集、汇总、整理组卷，按规定向学校档案馆移交。

2.凡出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议人员，应在回国后将在国（境）外各项活动中形成的材料交外事管理部门进行验收后，出具证明，财务部门方可准予报帐结算，师资管理部门才准予报到上班。

3.根据外事文件材料的形成规律及内容、价值、数量、密级和载体等实际情況，保持文件材料之间的有机联系和便于查考利用的组卷原则，以内容为主，将每组外事文件材料进行整理，组成一个或数个案卷。

4.对来校、出国（境）和国际合作、国际会议的文件材料上级文件，请示报告，上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料，按年度分类组卷，将国内和国（境）外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质，分类组卷，各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后；印件前，原稿在后；批复在前、请示在后排列。