1.学校各直属部门均为立卷单位，各立卷单位根据本单位历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生新的内容，编制案卷类目。

2.每一个立卷归档单位的专职文书处理人员或兼职档案人员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据案卷类目分别归卷。

3.中共中央、国务院，省、地市党委、人民政府，国家教委以及国务院有关部委下达的文、电材料、综合性的由校办立卷归档，专业性的或具体业务性的由各承办单位立卷归档。

4.以党委、学校名义的发文，由校办立卷归档（应保存两份以上）。以部门名义的发文，由各部门立卷归档。

5.党委、学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办、校办分别立卷归档，职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。

6.校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，校办立卷归档。请示报告的原稿及批转、批复的复制件，则申报单位立卷归档。

7.两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复制本。

8.各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交档案馆保存，任何人不得带入其他单位。

9.文书立卷部门整理好案卷、档案馆派人检查合格后，填写移交目录，在次年三月底以前，双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份存查。