1.出版物出版前，责任编辑应注意归档材料的积累和保管，将全部材料收集整理放入材料积累袋内，并随时检查归档材料是否完整、系统、准确，及时进行补救。
2.出版物出版后，责任编辑必须将归档材料加以整理，按彼此间的自然联系进行系统排列。编好卷内目录，连同原稿，清样、正式出版物（样书，按出版物名称）组成一卷或数卷，期刊视情况组卷。立卷时注意分清年度，不可混年立卷。跨年度的出版档案，放在出版物的出版年度立卷。
3.出版档案案卷标题以书籍（译）者、书名为标题，刊物以刊名加刊期为标题。
4.出版档案应在次年四月底前，将上年应归档的出版档案，集中向档案部门移交，移交时填写移交目录一式二份，双方各执一份。
