第一条 为了提高学校仪器设备类档案（以下简称设备档案）的质量和管理水平，充分发挥仪器设备类档案在社会主义建设和高校教学科研中的作用，并为考核高校仪器设备档案工作提供依据，特制定本规范。

第二条 设备档案工作的基本原则

1.凡作为学校固定资产的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表和声像、电子载体材料，以及随机材料均属仪器设备档案。

2.设备档案的管理，必须坚持集中统一管理的原则，便于开发利用，确保设备档案完整、准确、系统和安全。

3.设备档案是国家的重要技术储备，是学校仪器、设备管理工作的组成部分和重要环节。设备档案工作必须纳入学校设备管理工作之中，与设备计划管理，设备采购供应和设备使用等工作紧密结合，保证设备文件材料的完整、准确、系统，应作为学校设备管理部门的职责之一。

4.要努力实现设备档案工作由经验管理向科学管理的方向转变，逐步采用先进的管理技术手段，大力开发档案信息资源，为学校的教学、科研和管理工作服务。

5.把设备档案工作列入本校发展计划、配备必要的库房、设备以及人员。

第三条 设备档案归档范围的确定

1.确定的原则

（1）归档的设备管理工作和仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

（2）归档的文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造的全过程，保证完整、准确、系统。

（3）归档的仪器设备文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，必须与实物一致并有成套性。

（4）作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备，均须归档。

2.归档的主要内容和重点

（1）归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面。

（2）归档的重点是仪器设备项目（特别是价值5万元以上的）各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。

3.不归档的文件材料

（1）上级普发性（非专指高校）、不办的文件；

（2）未定稿的管理性文件材料；

（3）未生效的合同、协议书；

（4）重份文件、校内单位发来的文件；

（5）无考查价值的一般性函件；

（6）仪器设备广告、宣传材料、订货会、展销会宣传品。

 以上不归档材料如认为必要，也可有选择地作资料暂存。