为了加强高校档案工作的业务建设，逐步实现档案工作的规范化，不断提高科学管理水平，有效地为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》，国家档案局《机关档案工作业务建设规范》及国家教委发布的《普通高等学校档案管理办法》等，结合我校实际，特制定本细则。

一、档案实体分类及标识符号

一级类目是我校档案实体分类的最高层位。根据档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十个一级类目。一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如“DQ”即“dang qun（党群的简称）”。其名称、标识符号如下：

二、档号的编制

1.档号是存取档案的代号，排架的依据，必须反映我校档案的分类体系和物理位置。

2.档号编制必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，档案部门内的档案不得重号，方便插卷，有充分扩展的余地，能适应计算机管理的需要。

3.档号结构、模式和标识

（1）档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。

年度号由四位阿拉伯数字组成。

分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，少数扩展到三级类目的，应把三级类目代号包括进去。

案卷号是按所选择的分类号中最下位类顺序编号，由于案卷数量不同，案卷号不限级数。

（2）档号的模式

年度号+分类号+案卷号

（3）档号的标识

采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。年度号、分类号、案卷号之间，用连接号“-”连接。

例如：1999年内容是党委宣传工作的第5号卷的档案、可标为：

又如：1999年内容是本科生学籍管理的第15号卷档案，可标为：

4.档案的实体排架

从维护档案的整体性和方便查找考虑，可不考虑保管期限。但编订档号前，在不影响案卷之间有机联系的前提下，可将永久，长期排在前面。